Privacybeleid van LexCom



De bescherming van uw persoonlijke gegevens beschouwen wij als een serieuze aangelegenheid.

“Wij” staat doorgaans voor LexCom Informationssysteme GmbH, (Rüdesheimer Str. 23, D - 80686 München, mail@lexcom.de). Als u in het Verenigd Koninkrijk een gebruiksovereenkomst met ons heeft gesloten, is uw contractpartner - afhankelijk van de inhoud van deze overeenkomst - wellicht LexCom Information Systems Ltd (Unit C3 Arena Business Centre, 9 Nimrod Way, Wimborne, BH21 7UH, United Kingdom, mail@lex-com.net). Dit privacybeleid geldt zowel voor LexCom Informationssysteme GmbH als voor LexCom Information Systems Ltd (in het volgende gezamenlijk “LexCom” genoemd), die samen verantwoordelijk zijn zoals vastgelegd in de wet inzake gegevensbescherming.

Met dit privacybeleid willen wij u informeren over de wijze waarop LexCom uw persoonlijke gegevens verwerkt bij gebruik

Dit privacybeleid vormt een aanvulling op de algemene voorwaarden van LexCom die van toepassing zijn op het gebruik van de software en webdiensten van LexCom.

1. De basisprincipes van LexCom voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens

LexCom houdt zich voor de bescherming van uw persoonlijke gegevens in het kader van het gebruik van de LexCom-websites en LexCom-diensten aan de volgende principes: 

2. Vaste begrippen in deze privacybepalingen

LexCom gebruikt bepaalde vaste begrippen in dit privacybeleid waarvan u op de hoogte moet zijn:

3. Wat weet LexCom over u, wat staat u  LexCom toe en wat gebeurt er met uw persoonlijke gegevens?

3.1 Registratiegegevens

LexCom moet in het kader van het gebruik van de LexCom-diensten bepaalde persoonlijke gegevens van u verwerken zoals uw registratiegegevens (hierna genoemd: “registratiegegevens”) wanneer u zich registreert. Het gaat hierbij om de volgende gegevens:

De verwerking van deze registratiegegevens door LexCom is noodzakelijk voor de uitvoering van uw overeenkomst met LexCom (art. 6 (1) b) EU-AVG). Alleen met deze informatie kunnen de LexCom-diensten functioneren.

Voor de LexCom-webdiensten partslink24, etkainfo, etosinfo, myasainfo, agroparts geldt het volgende: De beheerder van de betreffende bedrijfsidentiteit kan extra gebruikers aanmaken en zo de bedrijfsidentiteit/ID van deze gebruikers bekijken. LexCom zal deze gegevens in geen geval aan derden doorgeven en/of op andere wijze aan deze derden ter beschikking stellen.

Bovendien moet u bij de registratie bepaalde verplichte velden invullen, bijvoorbeeld uw voornaam, achternaam, de naam en het adres van uw bedrijf en uw e-mailadres (voor sommige webdiensten van LexCom kunnen de verplichte velden in detail verschillen). Ook de verwerking van deze registratiegegevens door LexCom is noodzakelijk voor de uitvoering van uw overeenkomst met LexCom (art. 6 (1) b) EU-AVG). LexCom heeft deze informatie nodig om u te identificeren en contact met u op te nemen in verband met de betaling en de contractafwikkeling alsook voor het verlenen van klantenservice en voor het verzenden van LexCom-software (voor dvd-versies) en -hardware.

De registratiegegevens, met uitzondering van het wachtwoord, kunnen intern door LexCom worden geanalyseerd en doorgestuurd naar dealers/ontvangers van bestellingen, fabrikanten en/of importeurs. Deze verwerking kan als basis dienen voor de verrekening van licentiekosten aan de fabrikant en/of importeur, of voor het controleren van de statuten van een vennootschap (bijv. als erkend dealer) en het daarmee verbonden vrijgeven van toegang tot de betreffende LexCom-dienst door de fabrikant en/of importeur. In deze gevallen is de verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met LexCom (art. 6 (1) b) EU-AVG), of wordt de verwerking gebruikt voor de evaluatie van gebruiks- en/of bestelgegevens om een overzicht te verkrijgen  van de binnengekomen bestellingen en om het succes en gebruik te meten en zo de producten en verkoop te optimaliseren in het belang van de klant. Het vertegenwoordigt derhalve een rechtmatig belang van LexCom in de zin van artikel 6, (1) f) EU-AVG.

U kunt ook vrijwillig aanvullende gegevens invoeren, die u later op elk gewenst moment kunt wijzigen of verwijderen.

LexCom zal uw registratiegegevens verwijderen zodra er geen rechtmatig belang meer is bij de verwerking ervan (bijv. om mogelijke postcontractuele claims te onderzoeken; dit is een rechtmatig belang van LexCom op grond van artikel 6 (1) f) EU-AVG) en zolang LexCom niet verplicht is de gegevens op te slaan in overeenstemming met de toepasselijke commerciële of fiscale wetgeving (artikel 6 (1) c) EU-AVG). Deze bewaarplicht bestaat nog tien jaar na het einde van de contractuele relatie. Alle 12 maanden gaan wij na of er nog steeds sprake is van een rechtmatig belang bij het bewaren van de gegevens.

3.2 Betaalgegevens

Voor zover noodzakelijk verwerkt LexCom uw betaalgegevens, zoals creditcardgegevens of bankgegevens, ten behoeve van de verwerking van betalingen en de facturering op basis van het gekozen betaalmiddel. Voor zover nodig worden uw betaalgegevens voor het verwerken van de transactie verzonden naar de serviceproviders Wirecard (houd hierbij rekening met de gegevensbeschermingsvoorschriften van Wirecard op https://www.wirecardbank.com/GDPR/) en Allpago, alsook naar financiële instanties , of rechtstreeks door hen verzameld en daar verwerkt. Uw betaalgegevens worden opgeslagen om betalingsverwerking en facturering voor de automatische verlenging van de gebruiksrelatie mogelijk te maken. Wij verwerken uw creditcardgegevens volgens de PCI-DSS-beveiligingsstandaard. Dit betekent onder andere dat LexCom uw creditcardgegevens op geen enkel moment in tekstvorm opslaat.

De verwerking van deze betaalgegevens door LexCom is noodzakelijk voor de uitvoering van uw overeenkomst met LexCom (art. 6 (1) b) EU-AVG). LexCom heeft deze informatie nodig om contact met u op te nemen over de betaling en contractverwerking.

LexCom zal uw bij LexCom opgeslagen betaalgegevens verwijderen zodra er geen rechtmatig belang meer is bij de verwerking ervan (bijv. om mogelijke postcontractuele claims te onderzoeken; dit is een rechtmatig belang van LexCom op grond van artikel 6 (1) f) EU-AVG) en zolang LexCom niet verplicht is de gegevens op te slaan in overeenstemming met de toepasselijke commerciële of fiscale wetgeving (artikel 6 (1) c) EU-AVG).  Deze bewaarplicht bestaat nog tien jaar na het einde van de contractuele relatie. Alle 12 maanden gaan wij na of er nog steeds sprake is van een rechtmatig belang bij het bewaren van de gegevens.

3.3 Gebruiksgegevens

Voor zover nodig en zoals hieronder beschreven verwerkt LexCom gegevens over de omvang en de wijze van uw gebruik van LexCom-diensten (hierna genoemd: “Gebruiksgegevens”). Dit zijn bijvoorbeeld de volgende gegevens:

Indien voor een LexCom-dienst een vergoeding wordt verlangd die afhankelijk is van de gebruiksomvang, dan moet LexCom de gebruiksomvang bewaken om in overeenstemming met de Algemene voorwaarden de noodzakelijkheid van een betaald abonnement te bepalen. Deze verwerking is dan nodig voor de uitvoering van het contract conform Artikel 6 (1) b) EU-AVG.

Daarnaast kunnen individuele functies van de LexCom-diensten gericht worden geanalyseerd, bijvoorbeeld om de relevantie of het succes van de functie te meten of ook – indien het gebruik ervan achterwege blijft – mogelijke problemen vast te stellen en daarna daarover contact op te nemen met de gebruiker. Deze evaluaties dienen altijd uitsluitend om de resultaten en het gebruik te meten alsmede voor de optimalisatie van de producten en de verkoop in het belang van de klant, en vertegenwoordigen een gerechtvaardigd belang van LexCom conform artikel 6 (1) f) EU-AVG.

Nadat het doel van de verwerking is bereikt zal LexCom de gebruiksgegevens wissen, voor zover er geen legitiem belang meer bestaat bij de verwerking ervan (bijv. om mogelijke post-contractuele claims te onderzoeken; dit vertegenwoordigt een gerechtvaardigd belang van LexCom conform art. 6 (1) f) EU-AVG.) en zolang LexCom niet volgens de geldende handels- of belastingwetgeving verplicht is de gegevens te bewaren (art. 6 (1) c) EU-AVG. Deze bewaarplicht blijft na het eind van de contractuele relatie nog tien jaar bestaan. Wij controleren om de 12 maanden of er nog een gerechtvaardigd belang bestaat in het bewaren van de gegevens.

3.4 Bestelgegevens

Sommige LexCom-diensten bieden de mogelijkheid reserveonderdelen bij andere LexCom-gebruikers te bestellen. De in dit kader verwerkte persoonlijke gegevens worden “bestelgegevens” genoemd. LexCom geeft de gegevens die in afzonderlijke gevallen door u in dit verband worden verstrekt binnen de gebruikte LexCom-dienst door aan de betreffende ontvanger van de bestelling. Deze verwerking staat ten dienste van de uitvoering van het contract  zoals bedoeld in artikel 6 (1) b) EU-AVG.

De bestelgegevens die in het kader van de geïnitieerde bestellingen kunnen door LexCom intern worden geanalyseerd en doorgestuurd naar dealers/ontvangers van bestellingen, fabrikanten en/of importeurs. Deze verwerking is bedoeld om overzicht te krijgen over de binnengekomen bestellingen en om het succes en gebruik te meten en zo de producten en verkoop te optimaliseren in het belang van de klant. Zij vertegenwoordigt derhalve een rechtmatig belang van LexCom in de zin van artikel 6, (1) f) EU-AVG.

LexCom zal uw registratiegegevens verwijderen zodra er geen rechtmatig belang meer is bij de verwerking ervan (bijv. om mogelijke postcontractuele claims te onderzoeken; dit is een rechtmatig belang van LexCom op grond van artikel 6 (1) f) EU-AVG) en zolang LexCom niet verplicht is de gegevens op te slaan in overeenstemming met de toepasselijke commerciële of fiscale wetgeving (artikel 6 (1) c) EU-AVG). Deze bewaarplicht bestaat nog tien jaar na het einde van de contractuele relatie. Alle 12 maanden gaan wij na of er nog steeds sprake is van een rechtmatig belang bij het bewaren van de gegevens.

3.5 Contact via e-mail of contactformulier

LexCom verwerkt de gegevens die via de contactformulieren op de LexCom-websites en de LexCom-diensten worden verstrekt evenals de gegevens die via de opgegeven contact-e-mailadressen worden ontvangen, om uw aanvraag dan wel uw verzoek in behandeling te kunnen nemen. Deze gegevens worden in geen enkel geval voor andere doeleinden verwerkt. De verwerking van uw persoonlijke gegevens gebeurt op basis van art. 6 (1) b) EU-AVG.

LexCom zal de in het kader van uw aanvraag verstrekte persoonlijke gegevens verwijderen zodra er geen rechtmatig belang meer is bij de verwerking ervan (bijv. om mogelijke postcontractuele claims te onderzoeken; dit is een rechtmatig belang van LexCom op grond van artikel 6 (1) f) EU-AVG) en zolang LexCom niet verplicht is de gegevens op te slaan in overeenstemming met de toepasselijke commerciële of fiscale wetgeving (artikel 6 (1) c) EU-AVG). Deze bewaarplicht bestaat nog tien jaar na het einde van de contractuele relatie. Alle 12 maanden gaan wij na of er nog steeds sprake is van een rechtmatig belang bij het bewaren van de gegevens.

4. Cookies en pixels

"Cookies" zijn kleine bestanden die ons in staat stellen om op uw pc of een ander eindapparaat informatie op te slaan die specifiek is voor u als gebruiker op het moment dat u gebruik maakt van de webdiensten van LexCom. Cookies helpen ons bijvoorbeeld bij het bepalen van de gebruiksfrequentie en het aantal gebruikers van onze webdiensten, bij het analyseren van het gebruiksgedrag op onze website,  bij het verhogen van de veiligheid en bij het voor u zo comfortabel, efficiënt en interessant mogelijk maken van onze webdiensten. Dit zijn derhalve de legitieme belangen van LexCom, voor de bescherming waarvan de verwerking van uw persoonsgegevens zoals hieronder vermeld noodzakelijk is (artikel 6 (1) f) EU-AVG). Alleen u en LexCom hebben toegang tot deze cookies voor de hieronder beschreven doeleinden.

Na uw registratie (met uw bedrijfscode/ID en/of uw gebruikersnaam en wachtwoord) maken de webdiensten van LexCom gebruik van zogenaamde "sessiecookies", waarmee u tijdens uw bezoek kunt worden geïdentificeerd. Sessiecookies verlopen automatisch na het einde van de sessie, d.w.z. ze worden verwijderd.

Anderzijds maken de webdiensten van LexCom gebruik van "permanente cookies". Deze cookies worden gebruikt om informatie bij te houden over bezoekers die herhaaldelijk toegang hebben tot LexCom-webdiensten (bijvoorbeeld bedrijfsidentiteit, gebruikersnaam, taal, tijdstempel van het laatste gebruik). Het doel van het gebruik van deze permanente cookies is enerzijds om de betreffende webdienst in de juiste taal aan u voor te stellen voordat u bent ingelogd. Aan de andere kant kunt u op deze manier direct terugkeren naar uw laatste sessie als u zich niet hebt uitgelogd aan het einde van de laatste LexCom-webdienst. De cookies die wij plaatsen creëren geen individueel profiel van uw gebruiksgedrag. De cookies worden automatisch verwijderd en dit ten laatste 4 weken na het laatste gebruik.

U kunt cookies in uw browser uitschakelen, beperken tot bepaalde websites of uw browser zo instellen dat hij u waarschuwt wanneer een cookie wordt verzonden. U kunt cookies ook te allen tijde van uw apparaat verwijderen. Houd er echter rekening mee dat de LexCom-webdiensten niet gebruikt kunnen worden als gebruikerscookies worden geweigerd.

We gebruiken zogenoemde pixel trackers, web beacons, clear GIFs of soortgelijke mechanismen ("pixels"). Een pixel is een afbeeldingsbestand of een koppeling naar een afbeeldingsbestand dat in de webpaginacode is ingevoegd, maar zich niet op uw apparaat bevindt (bijvoorbeeld een computer, smartphone enz.). Via pixel tracking kunnen we bijvoorbeeld de gebruikte browser of de schermresolutie vaststellen. We maken geen persoonlijke referentie bij het gebruik van pixel tracking. Er is ook geen sprake van persoonlijke tracering. Gewoonlijk werken pixels samen met cookies. Als u cookies hebt uitgeschakeld, legt de pixel uitsluitend een anoniem bezoek aan een webpagina vast.

5. Logbestanden

Telkens wanneer u de LexCom-website bezoekt en telkens wanneer u inlogt bij de LexCom-diensten, worden de toegangsgegevens opgeslagen in een logbestand. Het opgeslagen record bevat het IP-adres, de bedrijfsidentiteit van LexCom, de gebruikersnaam, het sessie-id, de inlogtijd en cookies, alsmede voertuiggegevens (chassisnummer, kentekenplaat).

LexCom heeft deze protocolgegevens nodig om technische fouten als foutieve koppelingen of programmafouten op te sporen en te corrigeren, d.w.z. voor de verdere ontwikkeling van LexCom-diensten.

Daarnaast kan LexCom de protocolgegevens gebruiken om het gebruik van de LexCom-diensten (bijv. bepaalde functies) te analyseren. Deze verwerking staat ook uitsluitend ten dienste van de verdere ontwikkeling van LexCom-diensten in het belang van de klant. Op geen enkel moment wordt daarbij het gebruiksgedrag van bestaande accounts of gebruikers geanalyseerd.

Tevens heeft LexCom deze protocolgegevens nodig om illegaal en/of oneigenlijk gebruik van de LexCom-diensten op te sporen. LexCom behoudt zich daarom het recht voor om protocolgegevens te gebruiken als er redelijke gronden zijn om te vermoeden dat gebruikers in strijd met de wet of de overeenkomst gebruikmaken van LexCom-diensten. Dit dient zowel voor de bescherming van LexCom-gebruikers, de beveiliging van hun gebruikersgegevens, als voor LexCom zelf.

Dit zijn derhalve de legitieme belangen van LexCom, voor de bescherming waarvan de verwerking van uw persoonsgegevens zoals hieronder vermeld noodzakelijk is (artikel 6 (1) f) EU-AVG).

De logbestanden worden  6 maanden lang in ons rekencentrum opgeslagen en vervolgens automatisch gewist.

6. Overmaken naar derde landen

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens zoals vermeld in de vorige hoofdstukken binnen de Europese Unie en, indien van toepassing, in Brazilië, China, Japan, de Verenigde Staten, Mexico en het Verenigd Koninkrijk. De verwerking in deze derde landen vindt uitsluitend plaats op basis van standaard-gegevensbeschermingsclausules van de EU overeenkomstig artikel 46 van de AVG. U kunt ze bekijken onder de volgende link: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/model-contracts-transfer-personal-data-third-countries_de

7. Vindbaarheid van het privacybeleid

U kunt dit privacybeleid openen en afdrukken via elke pagina van de LexCom-websites van de betreffende LexCom-webdienst of vanuit de LexCom-software via de link "Privacy".

8. Uitoefening van vorderingen en rechten

Conform de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming hebt u het recht om informatie te vragen over uw gegevens (Art. 15 EU-AVG), de verbetering (Art. 16 EU-AVG) of verwijdering (Art. 17 EU-AVG) of de verwerking ervan (Art. 18 EU-AVG) en de overdraagbaarheid van gegevens (Art. 20 EU-AVG).

Heeft u bij het gebruik van de LexCom-website en/of de LexCom-diensten nog vragen over de bescherming van gegevens of wilt u de hiervoor genoemde aanspraken doen gelden, neem dan direct contact op met onze verantwoordelijke voor gegevensbescherming:

LexCom Informationssysteme GmbH
– Toezichthouder gegevensbescherming –
Rüdesheimer Str. 23
D - 80686 München
privacy@lexcom.de

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming als u van mening bent dat LexCom zich niet houdt aan de toepasselijke wetgeving op het gebied van gegevensbescherming.

9. Recht van bezwaar

U hebt te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de paragrafen 4 en 5 van dit privacybeleid (d.w.z. de verwerking in overeenstemming met artikel 6 (1) f), AVG) om redenen die voortvloeien uit uw bijzondere situatie. In dat geval zal LexCom geen persoonsgegevens meer verwerken, tenzij LexCom kan aantonen dat er dwingende redenen zijn voor verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of dat de verwerking dient om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.