Henkilötietojesi suojelu on meille erityisen tärkeää.
Meillä tarkoitetaan yleensä LexCom Informationssysteme GmbH:ta. Jos olet solminut käyttöehtosopimuksen kanssamme Yhdistyneessä kuningaskunnassa, sopimusosapuolesi voi sopimuksen sisällöstä riippuen olla myös LexCom Information Systems Ltd.
Tämä tietosuojaseloste koskee sekä LexCom Informationssysteme GmbH:ta että LexCom Information Systems Ltd:tä (jäljempänä yhdessä ”LexCom”).
Tällä tietosuojaselosteella haluamme kertoa sinulle, miten LexCom käsittelee henkilötietojasi, kun käytät erilaisia ETKA-moduuleja (jäljempänä yhdessä ”ETKA-palvelut”)
ETKAlocal
ETKA Software Server
ETKA Web (www.etka.com)
ETKAmobile (www.etkamobile.com)
Tämä tietosuojaseloste täydentää ETKA:n käyttöä koskevia yleisiä käyttöehtoja.
LexCom München
LexCom Informationssysteme GmbH
Rüdesheimer Str. 23
80686 München
LexCom UK
LexCom Information Systems Ltd
Unit C3 Arena Business Centre
9 Nimrod Way
Wimborne, BH217UH
Yhdistynyt kuningaskunta
Voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan sähköpostitse osoitteeseen privacy@lex-com.net.
Tässä tietosuojaselosteessa käytetään pääsääntöisesti yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) virallisia termejä. Viralliset määritelmät on selostettu GDPR:n 4 artiklassa.
LexCom noudattaa seuraavia periaatteita henkilötietojesi suojelussa ETKA-palveluiden käytön yhteydessä:
LexCom kerää, käsittelee ja käyttää henkilötietojasi Euroopan unionin (erityisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen – GDPR) ja Saksan liittotasavallan asiaankuuluvien tietosuojalakien mukaisesti.
LexCom käyttää henkilötietojasi ensisijaisesti mahdollistamaan ETKA-palveluiden käytön. Näissä tapauksissa käsittely tapahtuu sopimuksen täyttämiseksi GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan perusteella. Lisäksi LexCom voi tarvittaessa käsitellä käsiteltyjä tietoja muihin tarkoituksiin. Kaikki muu käsittely tapahtuu yksinomaan GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisen oikeutetun edun perusteella tai ETKA-käyttäjän GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisen suostumuksen perusteella. Näissä tapauksissa tietojasi käsitellään mahdollisuuksien mukaan nimettömästi tai pseudonymisoidusti.
Tapauksissa, joissa henkilötietoja käsittelee alihankkija tai ne siirretään kolmannelle osapuolelle, käsittely tapahtuu aina vain GDPR:n 28 artiklan mukaisen alihankintasopimuksen perusteella, GDPR:n 46 artiklan mukaisilla vakiosopimuslausekkeilla kolmansiin maihin siirrettäessä tai GDPR:n 6 (1) f) GDPR:n mukaisen oikeutetun edun perusteella.
LexCom poistaa seuraavat tiedot heti, kun näiden tietojen käsittelylle ei enää ole oikeutettua etua tai oikeusperustaa ja ellei lakisääteisiä säilytysvelvoitteita ole.
On mahdollista hankkia lisenssejä erilaisten ETKA-palveluiden käyttöön. Ensimmäisen tilauksen yhteydessä tämä tapahtuu tilauslomakkeen kautta. Käyttäjän tuotemerkistä ja sijainnista riippuen tilaus voidaan tehdä joko suoraan LexComille tai asianomaiselle/toimivaltaiselle maahantuojalle.
LexComin on tässä yhteydessä käsiteltävä tiettyjä henkilötietojasi (jäljempänä ”tilaus tiedot”). Tässä yhteydessä henkilötietoja käsitellään suoraan LexComissa tai tuojan välityksellä LexComille.
Nämä ovat ensisijaisesti seuraavat tiedot:
(Yritys-)perustiedot
Jälleenmyyjän tunnus
Yhteystiedot (puhelin/sähköpostiosoite)
Lisenssin tilaaminen
Maksutiedot
LexCom käsittelee näitä henkilötietoja erityisesti seuraavissa tapauksissa sopimuksen täyttämiseksi ja ETKA-palveluiden tarjoamiseksi GDPR-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti:
Rekisteröidäksemme sinut käyttäjäksi ETKA-järjestelmään, luodaksemme sinulle käyttäjätilin ja myöntääksemme sinulle vastaavan pääsyn käyttäjähallintaan. Tämä on välttämätöntä, jotta voit käyttää ETKA-palveluita täysimääräisesti.
Toimituksen toteuttamiseksi, erityisesti
Jotta voimme toimittaa sinulle tilaajana tunnukset, esim. sähköpostitse.
Jotta voimme antaa sinulle käyttäjätunnuksillasi pääsyn ohjelmistoon/”lataajaan”, jonka haluat ladata ja asentaa ETKA Lokalin käyttöä varten.
Lisä-/liitännäislaitteet, esim. LexCOMbox
(Lisä)lisenssitilausten käsittelyä varten
Jotta voimme toimittaa sinulle tärkeitä tietoja voimassa olevasta sopimussuhteesta (kuten ilmoitukset uusista ohjelmistoversioista ja tärkeistä ominaisuuksista) sekä auttaa sinua maksuihin ja sopimuksen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä.
Jotta voimme tunnistaa ja ottaa yhteyttä sinuun asiakaspalvelun toteuttamiseksi
Lisäksi LexCom voi käyttää näitä henkilötietoja seuraaviin muihin tarkoituksiin oikeutetun edun perusteella GDPR-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisesti:
Jotta voimme lähettää sinulle uutisia ja ohjeita lisensoimiesi ETKA-palveluiden käytöstä.
Tarjousten ja kampanjoiden lähettämiseksi yksinomaan omille tai vastaaville tuotteille ja/tai palveluille.
Kyselyjen lähettämiseen ETKA-palveluiden käytöstä ja tyytyväisyydestä.
LexComin sisäiseen arviointiin tuotteiden jatkokehittämistä varten asiakkaan edun mukaisesti ja/tai välittämistä jälleenmyyjille/tilauksen vastaanottajille, valmistajille ja/tai maahantuojille myynnin optimointia ja menestyksen mittaamista varten. Näissä tapauksissa henkilötietoja käsitellään vain suostumuksesi perusteella, ja muutoin ne pseudonymisoidaan/anonymisoidaan, ellei oikeutettu etu kata myös tietojesi käsittelyä selväkielisenä.
Käyttäjät, jotka on tallennettu järjestelmään tilinhallinnoijina ("admin"), voivat ensimmäisen tilauksen/rekisteröitymisen jälkeen kirjautua sisään tunnuksillaan osoitteeseen www.ETKA.com ja luoda järjestelmään oman organisaationsa muita käyttäjiä, joilla on asianmukaiset käyttöoikeudet. Nämä saavat sen jälkeen henkilökohtaiset tunnuksensa adminin tallentamaan sähköpostiosoitteeseen. LexCom käsittelee näitä käyttäjätietoja ETKA:n tarjoamiseksi tilinvalvojan ohjeiden mukaisesti GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti. LexCom poistaa lisäksi turvallisuussyistä automaattisesti tilinvalvojan luomat käyttäjät, jos he ovat olleet passiivisia vähintään 3 kuukautta. Tilinvalvoja voi muuttaa tämän tilan milloin tahansa. Tietosuojavastuu kaikista lisäkäyttäjistä, erityisesti käyttäjien suostumuksen hankkiminen sekä käyttäjätietojen päivittäminen ja poistaminen, on tilin ylläpitäjän vastuulla.
Tarvittaessa LexCom käsittelee maksutietojasi, kuten pankki- ja luottokorttitietojasi, maksujen käsittelyä ja laskutusta varten valitsemasi maksutavan mukaisesti.
ETKA-palveluiden käyttöoikeuksien ensimmäistä hankintaa varten sinulla on käytettävissäsi maastasi riippuen erilaisia maksutapoja:
Lasku pankkisiirrolla
Suoraveloitus
Luottokorttimaksu: Luottokorttimaksujen käsittelyä varten LexCom välittää maksutietosi tarvittavassa laajuudessa jatkokäsittelyä varten palveluntarjoajalle Aydenille (Adyen N.V., Simon Carmiggeltstraat 6-50, 1011 DJ Amsterdam, Alankomaat). LexCom varmistaa, että luottokorttitietojasi käsitellään PCI-DSS-turvallisuusstandardin mukaisesti. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että LexCom ei missään vaiheessa tallenna luottokorttitietojasi selväkielisenä.
LexComin suorittama maksutietojesi käsittely on välttämätöntä LexComin kanssa tekemäsi sopimuksen täyttämiseksi, ks. GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta. LexCom tarvitsee näitä tietoja LexCom-palveluiden laskutusta varten sekä voidakseen ottaa sinuun yhteyttä maksu- ja sopimuskäsittelyyn liittyvissä kysymyksissä.
Kun hankit lisää lisenssejä ETKA-palveluiden käyttöä varten, laskutus mukautetaan vastaavasti. Tilausprosessin aikana vahvistat valintaruudulla suostumuksesi GDPR-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti laskutuksen mukauttamiseen ja siihen liittyvään tallennettujen maksutietojesi käsittelyyn.
Alustanumero (VIN) on GDPR:n mukainen henkilötieto. VIN-tunnusta käsitellään ETKA-palveluiden käytön yhteydessä.
VIN-tarkkojen osien tunnistamisen sekä tarvittaessa muiden ETKA-palveluiden tarjoamiseksi on välttämätöntä käsitellä antamaasi VIN-numeroa ja/tai välittää se Volkswagenin palveluille, jotta sisällön oikea toimittaminen voidaan varmistaa. Käsittely voi tapahtua tilauskäsittelyn puitteissa. Jos Volkswagen käsittelee lähetettyjä tietoja omiin tarkoituksiinsa, tämä käsittely tapahtuu sen omalla tietosuojavastuulla . Käsittelyn oikeusperuste on sopimuksen täyttäminen GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti.
Lisäksi LexCom voi käsitellä tietoja omiin tarkoituksiinsa, kuten tuotekehitykseen, laittoman käytön tunnistamiseen tai arviointitarkoituksiin GDPR-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisesti, ja tarvittaessa käsitellä/välittää niitä valmistajille/maahantuojille. Näissä tapauksissa henkilötiedot pseudonymisoidaan tai anonymisoidaan yleensä. Muussa tapauksessa henkilötietojesi käsittely tapahtuu yksinomaan suostumuksesi perusteella GDPR-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti.
VIN-numeroa käsitellään lisäksi varaosatilauksia varten laadittavien materiaalilomakkeiden yhteydessä (katso luku 8 ”ETKA-materiaalilomakkeet”).
ETKA-käyttäjänä sinulla on mahdollisuus laatia ns. materiaalilistoja varaosatilauksia varten, viedä ne manuaalisesti ja tuoda ne sen jälkeen tavarankäsittelyjärjestelmään (DMS). Vaihtoehtoisesti on mahdollista siirtää tiedot automaattisesti DMS-järjestelmään eri rajapintojen kautta, kuten LexCom-vakioliitännän tai ”COMboxin” kautta. Materiaalilomakkeiden lataamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös alustojen välisen synkronoinnin yhteydessä.
Tässä yhteydessä käsitellään VIN-numeroa sekä tarvittaessa muita henkilötietoja (kuten asiakkaan nimeä, asiakastunnusta jne.). Tämä riippuu materiaaliseteleiden luomisen yhteydessä annetuista tiedoista.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta tässä yhteydessä on GDPR-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta.
Lisäksi jokainen luotu materiaalilomake, mukaan lukien VIN, lähetetään automaattisesti LexComille ja käsitellään edelleen tuotekehityksen omiin tarkoituksiin. VIN sekä muut henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan jatkokäsittelyä varten. Käsittely tapahtuu tässä yhteydessä GDPR:n 6 artiklan 4 kohdan e alakohdan mukaisesti.
Materiaalilomakkeiden käsittelyn lisäksi on myös mahdollista vastaanottaa tilauksia ns. riippumattomilta autokorjaamoilta LexCom-verkkopalvelun www.partslink24.com („partslink24“) kautta. ETKA-käyttäjänä sinulle myönnetään automaattisesti käyttöoikeus tähän toimintoon ja pääsy partslink24-palveluun.
Tilauksia voi tarkastella ja käsitellä ETKA:ssa linkitetyn, partslink24:ään integroidun keskitetyn tilaustenhallinnan kautta.
Voit ensin tarkastella partslink24:ssä saapuvia ja lähteviä tilauksia sekä ylläpitää perustietoja. Jos olet tehnyt maksullisen tilauksen partslink24:ään , voit lisäksi käyttää saatavilla olevia varaosaluetteloita.
Tietojesi käsittely tässä yhteydessä tapahtuu partslink24:n yt-säännösten ja tietosuojasäännösten mukaisesti. Voit lukea ne osoitteessa www.partslink24.com kohdista ”Yt” tai ”Tietosuoja”.
ETKA:n käytön yhteydessä käyttäjillä on mahdollisuus ottaa ”ETKA Community” -palvelun kautta valokuvia varaosista tai ajoneuvoista ja asettaa ne muiden ETKA-käyttäjien saataville (”Community Pictures”). Ladatut valokuvat tallennetaan LexComin palvelimille. Lisäksi käyttäjällä on mahdollisuus koota tyypillisesti toisiinsa liittyviä varaosia ”suosikkeiksi” ja ladata ne tai valita muiden luomista suosikeista (”Community Kits”).
Tätä käsittelyä varten voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:
IP-osoite
Käyttäjätunnus/yritystunnus
Käyttäjänimi
Session-ID
VIN
Rekisterinumero
Lataamiesi valokuvien päivämäärä, kellonaika ja sijainti
PC-/laitteen nimi
Kuvien metatiedot
LexCom tarvitsee kuvien metatietoja tunnistaakseen ETKA-palveluiden laittoman ja/tai väärinkäytön. Henkilökohtaisia tietoja analysoidaan vain, jos on perusteltu epäilys tietyn käyttäjätilin laittomasta käytöstä ETKA-palveluissa. Tämä analyysi palvelee ETKA-palveluiden ja niissä olevien tietojen suojaamista sekä ETKA-käyttäjien ja heidän tietojensa suojaamista väärinkäytöltä ja hyökkäyksiltä.
Tietojen käsittely edellä mainittuihin tarkoituksiin tapahtuu toiminnon tarjoamiseksi GDPR-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti sekä LexComin oikeutettujen etujen perusteella GDPR-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisesti.
Lokitiedostoja säilytetään tietokeskuksessamme 6 kuukautta, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti, ellei pidempää säilytysaikaa ole sallittu esimerkiksi oikeudellisten vaatimusten täytäntöönpanemiseksi.
Lisäksi sinulla on mahdollisuus luoda ETKA:ssa ns. muistiinpanoja. Nämä ovat sinun luomiasi tekstimuistiinpanoja, jotka voit liittää eri kohdissa ETKA-sovelluksessa haettuihin VIN-numeroihin, kuvataulukoihin tai osanumeroihin ja jotka näkyvät automaattisesti -sivustolla, kun kyseistä VIN-numeroa tai osanumeroa haetaan (uudelleen). Voit myös liittää muistiinpanoihisi tiettyjä tiedostoja. Kaikki luomasi muistiinpanot liitteineen ovat näkyvissä kaikille ETKA-tilisi käyttäjille, ja LexCom säilyttää niitä, kunnes poistat muistiinpanon. Tämän käsittelyn oikeusperusteena on tämän toiminnon tarjoaminen GDPR-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti.
Kun lataat kuvia selaimellasi ETKA:n käytön yhteydessä, ne tallennetaan automaattisesti väliaikaisina tiedostoina tietokoneellesi/päätelaitteellesi. Nämä ladatut tiedostot voivat sisältää henkilötietoja. Väliaikaisia tiedostoja ei poisteta automaattisesti. Ne voidaan tarvittaessa poistaa manuaalisesti tai vaihtoehtoisesti selaimessa määritetyn poistorutiinin avulla tietokoneeltasi/päätelaitteeltasi.
Niin sanotun Supportwebin kautta käyttäjänä voit avata tukipyyntöjä, jotka välitetään automaattisesti valitun kategorian tai aiheen sekä maan ja merkin perusteella vastaavalle maahantuojalle tai tämän toimivaltaiselle osastolle. Tämä edellyttää kuitenkin etukäteen tapahtuvaa rekisteröitymistä ETKA-järjestelmään.
Kyselysi käsittelyä varten voidaan käsitellä mm. tili-/jälleenmyyjätunnustasi, käyttäjätunnustasi, ajoneuvon tunnistenumeroa (VIN), yhteystietojasi, työntekijätietojasi sekä metatietoja. Näitä tietoja käsitellään ensisijaisesti maahantuojan toimesta kyselysi käsittelyä ja vastaamista varten GDPR-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti.
Lisäksi vastuullinen maahantuoja ja/tai valmistaja voivat analysoida tietoja sisäisesti esimerkiksi selvittääkseen tiettyä aihetta koskevien tikettien määrän.
Lisäksi luodut tukipyynnöt voidaan välittää LexComille ja analysoida tukipalvelumme jatkokehittämistä ja optimointia varten. Henkilökohtaisia tietoja käsitellään tässä yhteydessä vain suostumuksen perusteella GDPR-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti tai ne poistetaan tai anonymisoidaan mahdollisuuksien mukaan. Käsittely tapahtuu tällöin GDPR-asetuksen 6 artiklan 4 kohdan e alakohdan mukaisesti.
Kuten jäljempänä kuvataan, LexCom käsittelee tietoja ETKA-palveluiden käytön laajuudesta ja tavasta (jäljempänä ”käyttötiedot”). Näitä ovat esimerkiksi seuraavat tiedot:
Haku ja navigointi valmistajien luetteloissa
Toimintojen, painikkeiden, välilehtien jne. käyttö
Muistiinpanojen luominen ajoneuvoista ja osista
Valokuvien lataaminen alustanumeroihin, osiin jne.
Materiaalilistojen luominen ja tilausten tekeminen
Haettujen ajoneuvojen tyyppi ja määrä syötettyjen alustanumeroiden (VIN) perusteella
Klikkausseuranta, esim. varaosienumeroiden kopiointi
Näitä käyttötietoja voidaan analysoida kohdennetusti, esim. mittaamaan toiminnon merkitystä tai menestystä tai – jos käyttöä ei tapahdu – selvittämään mahdollisia ongelmia. Nämä analyysit palvelevat aina yksinomaan menestyksen ja käytön mittaamista sekä tuotteen ja myynnin optimointia asiakkaan edun mukaisesti ja edustavat LexComin oikeutettua etua GDPR-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisesti. Henkilökohtaisia tietoja ei analysoida, ja ne pseudonymisoidaan tai anonymisoidaan mahdollisuuksien mukaan. Yksittäisten tilien tai käyttäjien käyttäytymistä ei analysoida missään vaiheessa.
Lisäksi LexCom voi analysoida käyttötietoja jatkuvasti myös LexCom-palveluiden laittoman ja/tai väärinkäytön havaitsemiseksi. Henkilötiedot ovat analyysin kohteena vain, jos on perusteltu epäilys tietyn käyttäjätilin harjoittamasta LexCom-palveluiden väärinkäytöstä. Tämä arviointi palvelee LexCom-palveluiden ja niissä olevien tietojen suojaamista sekä LexCom-käyttäjien ja heidän tietojensa suojaamista väärinkäytöltä ja hyökkäyksiltä, ja se edustaa siten LexComin oikeutettua etua GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisesti.
LexCom voi lisäksi analysoida käyttötietoja nimettömässä muodossa ja käyttää niitä koulutustarkoituksiin omien tuki- ja tekoälyjärjestelmiensä jatkokehittämiseksi ja optimoimiseksi. Yksittäisiä käyttäjiä ei tässä yhteydessä tunnisteta. Käsittely perustuu GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaan.
Kun lähetät meille kyselyjä sähköpostitse, tallennamme tietosi sekä siinä ilmoittamasi henkilötiedot, mukaan lukien mahdollisesti ladatut tiedostot. Tätä tietoa käytetään kyselysi käsittelyyn ja mahdollisten jatkokysymysten varalta.
Lisäksi teillä on mahdollisuus lähettää meille kyselyitä yhteydenottolomakkeen kautta osoitteessa www.ETKA.com. Jos lähetätte kyselyn Login-tilassa, tallennetut henkilötiedot, eli käyttäjätunnus ja ETKA-ID, täytetään automaattisesti yhteydenottolomakkeeseen. Nämä tiedot ovat pakollisia, ja niitä tarvitaan saapuvien kyselyjen kohdentamiseksi oikealle asiakkaalle. Teillä on milloin tahansa mahdollisuus muuttaa tai poistaa automaattisesti täytetyt tiedot käyttäjänhallinnassa ennen kyselyn lähettämistä.
Ennen kirjautumista osoitteeseen www.etka.com henkilötietoja ei sen sijaan kerätä automaattisesti. Näiden tietojen antaminen on tällöin vapaaehtoista/valinnaista.
Emme missään tapauksessa luovuta tietojasi ilman suostumustasi. Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etumme vastata pyyntöösi GDPR-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan sekä 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti, sikäli kuin pyyntösi koskee sopimuksen tekemistä tai kyseessä on olemassa oleville asiakkaille sopimuksen mukaisesti velvollinen asiakastuki.
Tietosi poistetaan pyyntösi käsittelyn päätyttyä, ellei lakisääteisiä säilytysvelvoitteita tai GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaista oikeutettua etua, erityisesti sopimuksen jälkeisten vaatimusten tarkastelua varten, ole. Voit milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan nojalla.
"Evästeet" ovat pieniä tiedostoja, joiden avulla voimme tallentaa tietokoneellesi tai muulle päätelaitteellesi sinua, käyttäjää, koskevia tietoja, kun käytät ETKA-palveluita. Evästeet auttavat esimerkiksi selvittämään verkkopalvelujen käyttötiheyden ja käyttäjämäärän, analysoimaan käyttäytymistä verkkosivuilla, parantamaan turvallisuutta sekä suunnittelemaan verkkopalvelut mahdollisimman mukaviksi, tehokkaiksi ja kiinnostaviksi.
ETKA-palvelut käyttävät kirjautumisenne jälkeen (ETKA-ID:llä, käyttäjätunnuksella ja salasanalla) niin sanottuja "istuntoevästeitä", joiden avulla teidät voidaan tunnistaa vierailunne aikana. Istunnon päätyttyä istuntoevästeet vanhenevat automaattisesti, eli ne poistetaan.
Voit joissakin tapauksissa poistaa evästeiden tallennuksen käytöstä selaimessasi, rajoittaa sen tiettyihin verkkosivustoihin tai asettaa selaimesi ilmoittamaan sinulle, kun eväste lähetetään. Voit myös poistaa evästeet laitteeltasi milloin tahansa. Huomaa kuitenkin, että ETKA-palveluiden käyttö ei ole mahdollista, jos käyttäjä hylkää evästeet.
Käytämme niin kutsuttuja pikseleitä, verkkojäljitteitä, läpinäkyviä GIF-kuvia tai vastaavia mekanismeja ("pikselit"). Pikseli on kuvatiedosto tai linkki kuvatiedostoon, joka lisätään verkkosivuston koodiin, mutta jota ei ole laitteellasi (esim. tietokone, älypuhelin jne.). Pikselien avulla voimme esimerkiksi selvittää käytetyn selaimen tai näytön tarkkuuden. Emme luo henkilötunnisteita pikselien käytön yhteydessä. Emme myöskään suorita henkilöön kohdistuvaa seurantaa. Yleensä pikselit toimivat yhdessä evästeiden kanssa. Jos olet poistanut evästeet käytöstä, pikseli tunnistaa vain nimettömän verkkosivustovierailun.
Joka kerta, kun ETKA-palveluita käytetään, käyttötiedot tallennetaan lokitiedostoihin.
Tällöin tallennetut tietueet sisältävät erityisesti seuraavat tiedot (jäljempänä yhdessä nimellä ”lokitiedostot”):
IP-osoite
ETKA-ID
käyttäjänimi
Session-ID
Login-aika
evästeet
VIN
PC-/laitteen nimi
Käydyt URL-osoitteet, mukaan lukien palvelimelle lähetetyt sisällöt
DMS-pyynnöt ja -vastaukset
LexCom tarvitsee lokitiedostoja ensinnäkin teknisten virheiden, kuten virheellisten linkkien tai ohjelmistovirheiden, tunnistamiseen ja korjaamiseen, eli ETKA-palveluiden jatkokehitykseen.
Toisaalta LexCom voi käyttää lokitiedostoja ETKA-palveluiden (esim. tiettyjen toimintojen) käytön tarkempaan analysointiin. Tämä käsittely palvelee myös yksinomaan ETKA-palveluiden jatkokehitystä asiakkaan edun mukaisesti. Missään vaiheessa ei analysoida yksittäisten tilien tai käyttäjien käyttäytymistä. Henkilökohtaiset tiedot pseudonymisoidaan ja/tai anonymisoidaan mahdollisuuksien mukaan.
Lisäksi LexCom voi analysoida lokitiedostoja jatkuvasti tunnistaakseen ETKA-palveluiden laittoman ja/tai väärinkäytön. Henkilötiedot ovat arvioinnin kohteena vain, jos on perusteltu epäilys tietyn käyttäjätilin laittomasta käytöstä ETKA-palveluissa. Tämä arviointi palvelee ETKA-palveluiden ja niissä olevien tietojen suojaamista sekä ETKA-käyttäjien ja heidän tietojensa suojaamista väärinkäytöltä ja hyökkäyksiltä.
Nämä ovat siis LexComin oikeutettuja etuja, joiden turvaamiseksi mainittujen henkilötietojesi käsittely on tarpeen (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
Lokitiedostoja säilytetään – ellei pidempää säilytysaikaa ole sallittu esimerkiksi oikeudellisten vaatimusten täytäntöönpanemiseksi – tietokeskuksessamme 6 kuukautta, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti.
ETKA-palvelut isännöidään pääasiassa rekisterinpitäjän omilla sisäisillä palvelimilla.
Osittain ETKA-palveluja voi isännöidä myös Amazon Web Services, EMEA SARL, Axel-Springer-Platz 3, 20355 Hampuri (jäljempänä: AWS). Henkilötietojasi käsitellään tällöin AWS:n palvelimilla. Nämä sijaitsevat liiketoimintasi tai asuinpaikkasi mukaan EU:ssa tai jossakin muussa maassa Yhdysvaltojen ulkopuolella.
Henkilötietojesi siirto AWS:lle tapahtuu EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen (EU-U.S. Data Privacy Framework) perusteella. Amazon.com, Inc.:n tytäryhtiönä AWS:llä on voimassa oleva sertifiointi, mikä osoittaa sen tarjoavan riittävän suojan tason.
Lisätietoja sertifioinnista löydät täältä:
https://www.privacyshield.gov/ps/participant?id=a2zt0000000TOWQAA4
Lisätietoja löytyy AWS:n tietosuojaselosteesta: https://aws.amazon.com/privacy/?nc1=h_ls.
Käsittelyn oikeusperuste on GDPR-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta. Meillä on oikeutettu etu varmistaa palveluidemme mahdollisimman suorituskykyinen ja luotettava toiminta.
Tuki LexComin ulkomaisilta tytäryhtiöiltä
Käsittelemme edellisissä kohdissa lueteltuja henkilötietojanne Euroopan unionissa sekä tarvittaessa toimeksiannosta (erityisesti tukipalvelujen tarjoamiseksi) Brasiliassa, Kiinassa, Japanissa sekä Yhdysvalloissa, Meksikossa ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa. Käsittely näissä kolmansissa maissa tapahtuu yksinomaan EU:n riittävyyspäätöksen tai GDPR:n 46 artiklan mukaisten EU:n vakiotietosuojalausekkeiden perusteella. Voit tarkastella niitä seuraavasta linkistä: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en
Verkkoliikenteen analysointi Akamain toimesta
Lisäksi Akamai Technologies Inc. (”Akamai”) käsittelee edellisissä kohdissa lueteltuja henkilötietojasi integroimalla Akamain toimitus-, turvallisuus- ja analyysipalvelut.
Ensinnäkin ETKA-verkkopalvelujen liikenne ohjataan Akamain palvelimien kautta, jotta ETKA-verkkopalvelut voidaan toimittaa nopeasti, luotettavasti ja turvallisesti, analysoida haittaohjelmien varalta ja estää niihin kohdistuva luvaton pääsy. Tämä käsittely tapahtuu LexComin oikeutetun edun perusteella GDPR-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisesti.
Toisaalta Akamai käsittelee tietojasi myös omalla vastuullaan luotujen lokitiedostojen muodossa. Nämä voivat sisältää henkilötietoja IP-osoitteiden ja LexCom-verkkopalveluiden käyttökäyttäytymistä koskevien analyysien muodossa, ja niitä käytetään erityisesti turvallisuusanalyyseihin ja haitallisten mallien tunnistamiseen Akamai-palveluiden jatkokehittämistä varten. Akamai ei käytä näitä tietoja luonnollisten henkilöiden tunnistamiseen tai profiloimiseen.
Henkilötietojesi siirto Akamaille tapahtuu EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen (EU-U.S. Data Privacy Framework) perusteella. Akamaille on myönnetty voimassa oleva sertifikaatti, joka osoittaa riittävän suojan tason.
Lisätietoja sertifioinnista löytyy täältä:
https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?id=a2zt0000000Gn4RAAS&status=Active
Lisätietoja Akamain henkilötietojen käsittelyä koskevista käyttöehdoista ja Akamain tietosuoja-käytännöistä löytyy osoitteesta https://www.akamai.com/de/de/privacy-policies/.
Matomo Analytics
ETKA-palvelut saattavat käyttää avoimen lähdekoodin ohjelmistoa ”Matomo Analytics” (aiemmin ”Piwik”), joka on InnoCraft Ltd:n, 150 Willis St, 6011 Wellington, Uusi-Seelanti, NZBN 6106769, tarjoama palvelu verkkopalveluidemme käytön analysoimiseksi (”Matomo”).
Olemme määrittäneet Matomon siten, että evästeiden käyttö on poistettu käytöstä ja IP-osoitettasi käsitellään ainoastaan lyhennettynä. Näin ollen emme voi tunnistaa sinua henkilökohtaisesti.
Vimeo
LexCom käyttää ulkoista Vimeo-palvelua videoiden julkaisemiseen ja niiden asettamiseen käyttäjien saataville. Videoportaalin tarjoaja on Vimeo Inc., 555 West 18th Street, New York, New York 10011, USA.
Kun avaat sivun, johon on integroitu Vimeo-laajennus, yhteyttä Vimeon palvelimiin Yhdysvalloissa ei muodosteta välittömästi. Sen sijaan ladataan paikallinen kuva (”pikkukuva”) videon esittelyä varten ja viitataan Vimeoon kolmannen osapuolen palveluntarjoajana. Käyttäjänä sinun on käynnistettävä Vimeo-video aktiivisesti. Vasta tällöin Vimeo saa tietää laitteesi IP-osoitteen ja sen sivun, jolla olet juuri käynyt ja jossa on Vimeo-video, vaikka et olisi kirjautunut videoportaalin sisään tai sinulla ei olisi siellä tiliä.
Lisäksi Vimeo voi yhdistää selauskäyttäytymisesi suoraan henkilökohtaiseen profiiliisi. Voit estää tämän kirjautumalla ulos etukäteen.
Vimeon käyttö alkaa vasta, kun annat suostumuksesi käynnistämällä videon aktiivisesti GDPR-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti.
Koska henkilötietoja saatetaan siirtää Yhdysvaltoihin, tarvitaan lisäsuojamekanismeja, jotka varmistavat GDPR:n mukaisen tietosuojatason. Tämän varmistamiseksi Vimeo käyttää GDPR:n 46 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisia vakiomuotoisia tietosuojalausekkeita. Nämä velvoittavat tietojen vastaanottajan Yhdysvalloissa käsittelemään tietoja Euroopan tietosuojatason mukaisesti. Yksityiskohtaiset tiedot käyttäjätietojen käsittelystä löytyvät Vimeon tietosuojaselosteesta osoitteesta: https://vimeo.com/privacy
Lisäksi LexCom on lisännyt Vimeon upotuskoodiin parametrin dnt=1, joka estää evästeiden asettamisen. Katso lisätietoja osoitteesta https://vimeo.zendesk.com/hc/en-us/articles/360001494447-Using-Player-Parameters.
Vimeon videoihin, jotka on upotettu sivustollemme, voi olla integroitu automaattisesti seurantatyökalu Google Analytics. Emme voi vaikuttaa upotukseen tai sen kautta kerättyihin analyysituloksiin, emmekä voi tarkastella niitä.
Henkilötietojen säilytysaika määräytyy asiaankuuluvien lakisääteisten säilytysaikojen (esim. kauppaoikeuden ja verolainsäädännön ) sekä tarvittaessa oikeutetun edun perusteella, esim. sopimuksen jälkeisten vaatimusten tarkastamiseksi. Kunkin määräajan päätyttyä kyseiset tiedot poistetaan rutiininomaisesti. Jos tietoja tarvitaan sopimuksen täyttämiseen tai sopimuksen aloittamiseen tai jos meillä on perusteltu intressi tietojen säilyttämiseen, tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita näihin tarkoituksiin tai kun olet käyttänyt peruutus- tai vastustusoikeuttasi.
Voimassa olevien tietosuojalakien mukaan sinulla on oikeus saada tietoja omista tiedoistasi (GDPR:n 15 artikla), oikaista niitä (GDPR:n 16 artikla) tai poistaa ne (GDPR:n 17 artikla) tai rajoittaa niiden käsittelyä (GDPR:n 18 artikla) sekä siirtää tiedot (GDPR:n 20 artikla).
Jos sinulla on lisäkysymyksiä tietosuojasta LexCom-verkkosivuston ja/tai LexCom-palveluiden käytön yhteydessä tai haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, ota yhteyttä suoraan tietosuoja-vastaavaamme:
LexCom Informationssysteme GmbH
– Tietosuojavastaava –
Rüdesheimer Str. 23
80686 München
privacy@lex-com.net
Teillä on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojasta vastaavalle valvontaviranomaiselle, jos katsotte, että LexCom ei noudata voimassa olevia tietosuoja-lakeja.
Jos käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella GDPR-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisesti, sinulla on GDPR-asetuksen 21 artiklan mukaisesti oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos tämä johtuu erityisestä tilanteestasi. Tällöin LexCom ei enää käsittele henkilötietojasi, ellei LexCom voi osoittaa pakottavia, suojelun arvoisia syitä käsittelylle, jotka syrjäyttävät sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai ellei käsittely palvele oikeudellisten vaatimusten esittämistä, käyttämistä tai puolustamista.
Jos haluatte käyttää peruuttamis- tai vastustusoikeuttanne, riittää, että lähetätte sähköpostia osoitteeseen , privacy@lex-com.net tai .